公文标注主题词的作用是什么?公文标注主题词的步骤是什么?

公文标注主题词的作用是什么?公文标注主题词的步骤是什么?

(1)公文标注主题词的作用是：①公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。②公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显，主要表现在：一是快。二是准。三是全。③公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。公文标注主题词的步骤是：首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。其次是主题标识，在主题分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化成规范语言。再次是主题词誊录，最后由公文的审核人把关审定。